Massimizzare l’approvazione e la gestione dei progetti europei attraverso una pianificazione efficace della comunicazione
Predisporre la comunicazione di un progetto europeo consente di aumentare le probabilità che la proposta venga approvata, ne semplifica le attività di gestione e genera contatti con il pubblico di riferimento e i partner
✔︎ Di che tipologia di comunicazione parliamo nei progetti europei?
La Commissione Europea tiene a poter dimostrare l’efficacia delle sue iniziative attraverso una buona comunicazione. Pertanto, in primo luogo, occorre specificare che entriamo in un processo di competenze trasversali, per cui risulta fondamentale creare, sin da subito, un’immagine chiara di cosa comunicare e a chi, con un’attenta pianificazione.
Finalità
- Coinvolgere destinatari o beneficiari diretti nelle azioni previste
- Diffondere i prodotti/servizi realizzati dal progetto
- Promuovere il progetto stesso nel contesto in cui viene realizzato
“Come farlo?”
Che si tratti di progetti grandi o di progetti relativamente piccoli, si inizia sempre da una strategia
Definire una strategia di comunicazione risulta fondamentale sia verso l’interno, nell’ottica di un miglior coordinamento tra i partner, sia verso l’esterno per coinvolgere tutte le parti interessate.
✔︎ Comunicazione interna
La comunicazione interna riguarda i partner del progetto e le loro interazioni per la realizzazione delle attività previste.
Una buona comunicazione interna che sarà definita costantemente e attraverso l’attualizzazione di un piano di comunicazione, dovrà permettere di:
- Aumentare l’efficacia e l’impatto del progetto
- Garantire un approccio in termini di costo ed efficacia della strategia di comunicazione
- Tener conto delle azioni messe in campo da ciascun partner nel quadro dei rispettivi interventi
- Far nascere nuove opportunità e sinergie tra livello europeo e locale
- Definire le azioni condivise
- Coordinare efficacemente le azioni e le iniziative di comunicazione
- Facilitare il monitoraggio e la gestione dei rischi
- Creare coesione tra i partner
✔︎ Comunicazione esterna
La comunicazione esterna riguarda l’insieme delle parti coinvolte all’esterno del progetto e che possono essere direttamente o indirettamente impattanti per le attività del progetto.
Obbiettivi
- Aumentare il coinvolgimento dei beneficiari
- Sensibilizzare gli stakeholder e la loro partecipazione a conferenze, workshop, iniziative
- Raggiungere il pubblico di interesse
- Lanciare le basi della disseminazione
✔︎ Il piano di comunicazione
In linea generale, per facilitare i beneficiari al rispetto degli obblighi di comunicazione, sono predisposte da ciascun programma delle linee guida che spiegano come mettere in pratica i regolamenti europei per le azioni di informazione e comunicazione sui progetti cofinanziati.
Per esempio, la Commissione Europea, affida alle Autorità di Gestione (AdG) la predisposizione di piani di comunicazione strategici volti a garantire, attraverso una capillare attività di informazione/comunicazione, la trasparenza degli interventi e un’ampia visibilità dei risultati raggiunti.
✔︎ I punti chiave
1 / Informazioni generali sul progetto (contesto, partner, ruoli e responsabilità)
Nella prima parte di un piano solitamente si fa riferimento al contesto generale: si parla del progetto, dell’obiettivo generale con una descrizione dettagliata dei ruoli e delle responsabilità di ciascun partner.
2 / Quadro strategico di comunicazione (obiettivi, target group, messaggio)
- Quali sono i miei obiettivi?
Si tratta di conciliare gli obiettivi di comunicazione del progetto europeo con quelli previsti dall’Unione Europea. Quindi è importante definire le priorità che ha l’UE sui temi trattati e pensare a come dare visibilità non solo al proprio progetto, ma anche al programma europeo che lo finanzia.
- A chi è rivolto il nostro progetto?
Ovviamente si parla di cittadini europei, ma ogni progetto ha i suoi obiettivi e pertanto si rivolge ad un pubblico specifico. Importante, quindi, distinguere tra i beneficiari diretti (coloro che trarranno vantaggio dal raggiungimento degli obiettivi) e indiretti (coloro che trarranno un’influenza positiva dalla realizzazione del progetto, anche se esso non soddisfa direttamente un loro bisogno).
- Qual’è il messaggio da comunicare?
I messaggi dovranno essere immediati, chiari e comprensibili. Qui bisogna definire il messaggio comune da evidenziare in ogni attività e in ogni evento del progetto (ad es. slogan, logo).
3 / Attuazione della strategia di comunicazione (strumenti, azioni, valutazioni)
Per raggiungere gli obiettivi fissati è necessario definire gli strumenti e le azioni da intraprendere congiuntamente e singolarmente da parte di ciascun partner.
- Quali strumenti voglio utilizzare?
Ad es., materiale promozionale, sito web, social media, ecc..
- Come, dove e quando voglio diffondere i miei messaggi?
Parliamo delle azioni da attuare. Solitamente ogni azione è una declinazione operativa di almeno un obiettivo strategico. Tutte le azioni dovranno essere identificabili e misurabili al fine di stabilire un’effettiva valutazione dei risultati.
- Come valuto i miei risultati?
La strategia di comunicazione, implica, allo stesso tempo, anche una questione di valutazione dei risultati, sia per gli approcci utilizzati che per gli strumenti identificati. Questo permetterà di adattare la strategia e le azioni in funzione dei risultati al fine di rispondere ai bisogni e massimizzare l’impatto della comunicazione sui territori.
Sono state pubblicate varie guide per l’orientamento nel mondo della comunicazione dei progetti europei. Tra le più importanti, vi segnaliamo quelle provenienti dalle fonti ufficiali
- La guida della Commissione Europea della scrittura chiara (la buona comunicazione inizia da idee chiare e parole chiare)
- Le linee guida del Parlamento Europeo sulla comunicazione (in particolare la seconda parte, dedicata all’uso delle immagini per raccontare storie in modo efficace)
- Una guida per comunicare efficacemente i valori dell’UE e i diritti umani(ogni tipo di progetto europeo ne è sempre difensore e promotore)
- La pagina con la lista dei materiali audiovisivi ufficiali delle istituzioni europee
- La guida metodologica di comunicazione del Consiglio d’Europa (ripercorre in modo sintetico ed efficace tutte le tappe per la realizzazione di una strategia di comunicazione)
“Creare un’efficace strategia di comunicazione e di diffusione dei risultati in tema di progettazione europea è importante ai fini di un impatto reale sulla società”
